Il ruolo del Responsabile dell'Organismo di Vigilanza: compiti, poteri e responsabilità.

L’art. 6 del D.Lgs. 231 del 2001, al fine di escludere la responsabilità da reato nei confronti della Società, prevede, oltre all’adozione e alla concreta attuazione di Modelli di Organizzazione e Gestione, l’istituzione di un organo interno all’Azienda con il compito di controllare l’efficacia del Modello 231 adottato.

L’Organismo di Vigilanza, per lo svolgimento dei suoi compiti, deve essere dotato sia di un autonomo potere di controllo (che consenta di vigilare costantemente sul funzionamento e sull’osservanza del Modello), sia di un autonomo potere di iniziativa, a garanzia dell’aggiornamento del Modello, al fine di assicurare un’effettiva ed efficace attuazione dello stesso.

L’autonomia dei poteri di iniziativa e controllo è da intendersi sia come possibilità di attingere a idonee risorse finanziarie, sia come assenza di attività operative di gestione in modo da evitare la soggezione alla linea di management.

L’Azienda può decidere, autonomamente, di affidare tale ruolo sia a un Organismo di Vigilanza, costituito in forma collegiale (composto generalmente da tre membri), sia a un organismo in forma monocratica il cui Responsabile, di estrazione giuridica, riporterà direttamente ai Vertici della Società, in modo da garantire la propria piena autonomia e indipendenza nello svolgimento dei compiti che sono a esso affidati.

L’OdV è nominato con delibera del Consiglio di Amministrazione e rimane in carica per un periodo non superiore a tre anni, indipendentemente dalla durata del mandato del Consiglio di Amministrazione medesimo. Ciascun componente dell’Organismo di Vigilanza può essere rieletto al termine di ogni mandato.

La nomina quale componente dell’Organismo di Vigilanza e soprattutto quale Responsabile dell’OdV è condizionata dalla presenza dei requisiti soggettivi di eleggibilità, la cui ricorrenza e la permanenza verranno accertate annualmente da parte del Consiglio di Amministrazione.

Quanto ai compiti che il Responsabile dell’Organismo è chiamato ad assolvere, anche sulla base delle indicazioni contenute negli articoli 6 e 7 del decreto 231, possono schematizzarsi come segue:

• vigilanza sull’effettività del Modello, cioè sulla coerenza tra i comportamenti concreti e il Modello istituito;

• esame dell’adeguatezza del Modello, ossia della sua reale - non già meramente formale - capacità di prevenire i comportamenti vietati;

• analisi circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del Modello;

• cura del necessario aggiornamento in senso dinamico del Modello, nell’ipotesi in cui le analisi operate rendano necessario effettuare correzioni ed adeguamenti.

Quest’ultimo aspetto passa attraverso:

• suggerimenti e proposte di adeguamento del Modello agli organi o funzioni aziendali in grado di dare loro concreta attuazione nel tessuto aziendale, a seconda della tipologia e della portata degli interventi: le proposte riguardanti aspetti formali o di minore rilievo saranno rivolte alla funzione del Personale e Organizzazione o all’Amministratore Delegato, mentre negli altri casi di maggiore rilevanza verranno sottoposte al Consiglio di Amministrazione;

• follow-up: verifica dell’attuazione e dell’effettiva funzionalità delle soluzioni proposte.

Affinché il Responsabile dell’Organismo di Vigilanza nominato svolga i compiti, per i quali è stato designato, in autonomia e indipendenza, il Consiglio di Amministrazione, al momento della approvazione del Modello di Gestione e Controllo, delibera un budget annuale da affidare all’Organismo di Vigilanza al fine di:

• gestire adeguatamente il Modello e aggiornarlo in caso di modifiche della struttura aziendale e/o novità legislative;

• monitorare le variazioni dei processi a rischio reato e dei relativi documenti sistemici;

• monitorare il contesto dei riferimenti e in particolare di quello legislativo afferente ai reati d’interesse e del relativo regime interpretativo;

• svolgere attività d’informazione e formazione, dirette anche a nuove figure nell’organizzazione;

• sostenere i costi strutturali dell’Organismo di Vigilanza;

• svolgere l’analisi delle informazioni che confluiscono all’Organismo di Vigilanza;

• compiere attività ispettive e di auditing svolte;

• effettuare attività di indagine della gestione su segnalazioni da “whistleblowing”.

Al fine di prevenire condotte vietate dal Decreto 231/2001 è necessario che sia costantemente attivo il flusso comunicativo “da” e “verso” l’Organismo di Vigilanza in modo che il Responsabile sia reso edotto di comportamenti, perpetrati all’interno dell’Azienda, che possono integrare le fattispecie dei reati presupposto ex D.Lgs. 231/2001.

Il Responsabile dell’Organo di Vigilanza è destinatario, infatti, di qualsiasi informazione, segnalazione, documentazione e/o comunicazione, proveniente anche da terzi, e attinente all’attuazione del Modello stesso, che possa influire sull’organizzazione della Società e sul presente Modello o comunque sulle attività poste in essere dall’Azienda.

Per esaminare l’adeguatezza del Modello 231 e la sua effettiva applicazione all’interno dell’Ente, il Responsabile dell’Organismo di Vigilanza, nel corso dell’anno, programma degli incontri con la Direzione Generale e i Referenti aziendali (quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: Responsabile ufficio commerciale, Responsabile ufficio HR, RSPP, Responsabile ufficio acquisti, Responsabile progetti speciali, Delegati ambiente e sicurezza sul lavoro, Responsabile IT) e con il Collegio Sindacale, al fine di permettere all’Azienda di mantenere costantemente aggiornato e verificato il proprio adempimento al D.Lgs. n. 231/01 sulla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche e il rispetto del Modello Organizzativo adottato.

In ultimo, con riguardo alla responsabilità dell’Organismo di Vigilanza e del suo Responsabile, allorché un soggetto afferente alla persona giuridica commetta un reato nell’interesse dell’Azienda, la giurisprudenza è ormai granitica nel ritenere che l’obbligo gravante sull’organismo di controllo è un obbligo di sorveglianza (relativo, cioè alla funzionalità del modello) che non comporta un obbligo impeditivo dell’evento, ovverosia del reato. Da ciò ne consegue che non sussiste alcuna responsabilità penale gravante sul Responsabile dell’Organismo di Vigilanza, in quanto tale organo risulta privo di quei poteri di intervento che fondano la posizione di garanzia su cui si basa la responsabilità omissiva di cui all’art. 40 c.p.

Il Responsabile dell'Organismo di Vigilanza proposto da E.R Services Group.